Visitor and Database Intern - INAHEF 2026

Tentang Posisi

Kami membuka kesempatan magang untuk mahasiswa/i yang ingin terlibat langsung dalam pengelolaan peserta, registrasi, database, alur pengunjung, dan pendampingan tamu penting pada Indonesia Health Engineering Forum (INAHEF) 2026. Posisi ini cocok untuk kandidat yang teliti, komunikatif, rapi dalam mengelola data, serta tertarik mempelajari operasional event berskala besar di sektor kesehatan dan hospital engineering.

Persyaratan

Kualifikasi:

• 1. Mahasiswa/i aktif minimal semester 3 sampai semester 7.
• 2. Diutamakan dari jurusan Administrasi, Sistem Informasi, Kesehatan Masyarakat, Teknik Biomedis, Hospitality, Pariwisata, Hubungan Internasional, Ilmu Komunikasi, Public Relations, Manajemen Event, Manajemen, atau jurusan lain yang relevan.
• 3. Memiliki minat kuat pada bidang event operations, registrasi peserta, database, customer service, visitor management, atau protokol acara.
• 4. Teliti dalam mengelola data peserta, rekap kehadiran, status konfirmasi, dan pembaruan informasi.
• 5. Familiar menggunakan Google Sheets, Microsoft Excel, Google Form, spreadsheet tracking, dan tools administrasi digital lainnya.
• 6. Komunikatif dan nyaman berinteraksi dengan peserta, perwakilan rumah sakit, mitra industri, narasumber, maupun stakeholder.
• 7. Mampu bekerja dengan target harian, deadline, briefing, SOP, serta koordinasi lintas divisi.
• 8. Bersedia terlibat dalam persiapan pra-acara, hari-H acara, dan rekap pasca-acara.
• 9. Bersedia bekerja secara hybrid dan hadir on-site sesuai kebutuhan, terutama menjelang dan selama pelaksanaan acara di SMESCO Jakarta.
• 10. Pengalaman sebagai panitia acara, registrasi, usher, liaison officer, customer service, atau pengelolaan database menjadi nilai tambah.
• Deskripsi Pekerjaan

Sebagai Visitor and Database Intern, kamu akan membantu Divisi Visitor INAHEF 2026 memastikan seluruh peserta dapat terdata, terkonfirmasi, masuk ke area acara, berpindah sesi, mengunjungi booth, serta mendapatkan informasi acara dengan tertib dan nyaman.

Tanggung jawab pekerjaan:

A. Pra-Acara

• 1. Membantu menyiapkan sistem registrasi, alur check-in, kebutuhan name tag, kit peserta, dan helpdesk registrasi.
• 2. Melakukan kompilasi, pembersihan, validasi, dan pengelompokan database peserta berdasarkan kategori peserta, institusi, jabatan, bidang, dan status konfirmasi.
• 3. Membantu outreach calon peserta dari database, termasuk blasting informasi, follow-up konfirmasi, dan pencatatan respons peserta.
• 4. Membantu membuat dan memperbarui tracking status kontak, seperti terkirim, dibalas, registrasi, hadir, tidak hadir, nomor invalid, dan perlu follow-up.
• 5. Membantu menyusun format data peserta untuk kebutuhan registrasi, seminar, workshop, konsultasi teknis, business matching, dan VIP.
• 6. Membantu simulasi flow peserta, pembagian titik usher, denah venue, alur antrean, dan penempatan peserta di area kegiatan.
• 7. Membantu persiapan protokol VIP, daftar tamu penting, seat arrangement, serta kebutuhan koordinasi LO VIP.

B. Saat Acara

• 1. Membantu proses check-in peserta, scan QR/manual check-in, distribusi name tag, distribusi kit peserta, dan penanganan kendala registrasi.
• 2. Melakukan monitoring data peserta hadir secara onsite dan memperbarui rekap kehadiran harian.
• 3. Mengarahkan peserta menuju Convention Hall, Exhibition Hall, seminar track, konsultasi teknis, business matching, booth pameran, lift, eskalator, dan area kegiatan lainnya.
• 4. Membantu menjaga flow peserta agar tidak terjadi penumpukan di area registrasi, pintu masuk, jalur perpindahan, maupun ruang kegiatan.
• 5. Membantu pendampingan tamu VIP, koordinasi seat arrangement, dan kebutuhan pergerakan tamu penting jika ditugaskan.
• 6. Berkoordinasi dengan tim Acara, Data, IT, Protokol, Venue, dan Dokumentasi jika terdapat kendala peserta atau perubahan alur.

C. Pasca-Acara

• 1. Membantu rekap data peserta hadir, data peserta per kategori, data peserta per sesi, dan data institusi yang hadir.
• 2. Membantu membuat laporan kendala registrasi, evaluasi flow peserta, catatan titik padat, dan rekomendasi perbaikan.
• 3. Merapikan database akhir untuk kebutuhan laporan, follow-up, sertifikat, dokumentasi, dan komunikasi lanjutan.

Output yang Diharapkan

• 1. Database peserta yang rapi, tervalidasi, dan tersegmentasi.
• 2. Rekap harian outreach, status konfirmasi, dan progres registrasi.
• 3. Laporan kehadiran peserta per hari, per kategori, dan per sesi.
• 4. Catatan kendala registrasi, data, flow peserta, dan rekomendasi perbaikan.
• 5. Dukungan operasional yang membuat pengalaman peserta INAHEF 2026 lebih tertib, informatif, dan profesional.

Benefit

• 1. Pengalaman langsung terlibat dalam acara nasional/internasional berskala besar di bidang healthcare engineering dan perumahsakitan.
• 2. Portofolio nyata di bidang event operations, visitor management, database management, registrasi, dan stakeholder handling.
• 3. Sertifikat magang/partisipasi setelah menyelesaikan penugasan.
• 4. Kesempatan membangun relasi dengan profesional, asosiasi, industri, rumah sakit, dan stakeholder sektor kesehatan.
• 5. Peluang belajar langsung mengenai pengelolaan peserta, sistem registrasi, crowd flow, dan operasional acara multi-area.
• 6. Lingkungan kerja kolaboratif bersama tim event, data, IT, substansi, stakeholder, dan dokumentasi.
• 7. Surat rekomendasi dapat dipertimbangkan berdasarkan performa dan kontribusi selama program.
• Catatan untuk Publikasi

Kandidat yang terpilih akan mengikuti briefing dan pembagian tugas sesuai kebutuhan Divisi Visitor. Penempatan tugas dapat berada pada area Registrasi, Data, Usher, atau LO VIP, serta dapat berubah menyesuaikan kebutuhan persiapan dan pelaksanaan INAHEF 2026.

PT Karya Indonesia Cerdas adalah perusahaan yang berkomitmen untuk memberikan solusi inovatif dalam bidang teknologi dan pengelolaan informasi. Kami sedang mencari individu yang antusias dan bersemangat untuk bergabung dengan tim kami di Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia. Posisi ini sangat penting bagi keberhasilan acara INAHEF 2026, di mana keterlibatan Anda akan menjadi bagian dari proyek besar yang menjangkau banyak pihak. Kami menawarkan kesempatan untuk berkembang bersama tim yang dinamis dan berdedikasi.

Sebagai Database Administrator dan Visitor dan Database Intern - INAHEF 2026, Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola database acara secara efisien, memastikan data yang masuk akurat dan terorganisir. Anda juga akan melakukan pencatatan dan pemantauan kunjungan tamu serta berkoordinasi dengan berbagai divisi terkait. Tugas utama termasuk menginput data, memperbarui sistem database, dan membantu dalam penyusunan laporan yang diperlukan untuk pelaksanaan acara. Dibutuhkan ketelitian, kemampuan komunikasi yang baik, serta kemampuan bekerja dalam tim.

Posisi ini tersedia dalam model kerja HYBRID. Kami mencari kandidat dengan pendidikan minimal SMA/SMK yang memiliki minat dalam pengelolaan data dan administrasi. Kandidat harus memiliki keterampilan dasar dalam Data Entry, Database Management, dan Microsoft Office. Kami menyambut semua yang memiliki semangat belajar, kemampuan beradaptasi, serta kemauan untuk bekerja sama dalam lingkungan yang kolaboratif dan profesional.